Attribué contre actif
Comparer les comptes licenciés aux employés actuellement actifs - pas seulement aux comptes activés dans l’annuaire.
Revue de sécurité informatique indépendante
Sachez si un poste payant appartient encore à quelqu’un qui en a besoin.
Les droits de licence dérivent silencieusement : des postes restent attribués à des comptes désactivés, partis ou en double longtemps après que leur raison d’être a disparu. Cette revue lit l’attribution par rapport à l’usage réel, pas seulement au total de l’abonnement.
- Avant tout accès
- Question et périmètre écrits
- Méthode de preuve convenue
- Aucun changement automatique
Lisez l’attribution par rapport aux personnes, pas à la facture.
Un nombre de licences qui correspond à la facture ne signifie pas que chaque poste correspond à une personne active qui en a besoin.
Postes en double ou hérités
Trouver les utilisateurs qui détiennent plus d’un palier de licence qui se chevauchent, souvent restés d’un changement de forfait ou d’une migration jamais terminée.
Comptes de service et partagés
Vérifier si les boîtes partagées, comptes de service et comptes de test détiennent un poste payant dont ils n’ont pas réellement besoin.
Reliez le gaspillage de droits au processus qui l’a créé.
Un poste encore attribué à une personne partie n’est rarement un problème de licence en soi; c’est habituellement l’endroit où le processus de départ s’est réellement brisé.
Postes de personnes parties
Identifier les licences encore attribuées à des comptes appartenant à des personnes qui ne travaillent plus pour l’organisation.
Comptes désactivés mais licenciés
Trouver les comptes déjà désactivés dans l’annuaire qui détiennent - et facturent - encore une licence active.
Responsabilité de la cause première
Relier chaque constat au fait qu’il s’agisse d’un nettoyage ponctuel ou d’une défaillance récurrente du processus de cycle de vie des comptes.
Vérifiez ce que chaque poste a réellement le droit d’utiliser.
Deux utilisateurs sur le même forfait nominal peuvent se retrouver avec une capacité réelle différente si des compléments, essais ou forfaits historiques se mélangent.
Mélange de forfaits
Déterminer combien de combinaisons de licences distinctes existent dans l’organisation et si cette variation est intentionnelle.
Capacité inutilisée
Noter où les fonctions de sécurité ou de conformité d’une licence plus coûteuse restent inutilisées parce que rien n’a été configuré pour les activer.
Dépendance à un essai ou une promotion
Signaler les postes qui dépendent d’un essai ou d’un complément promotionnel dont le prix changera ou qui disparaîtra à une date précise.
Transformez le constat en décision, pas seulement en facture réduite.
Le résultat utile n’est pas « annuler ces postes ». C’est une décision pour chacun, avec la prochaine vérification de processus qui y est rattachée.
Récupérer, rétrograder ou conserver
Décider pour chaque compte s’il faut retirer la licence, la ramener à un palier inférieur ou la conserver avec une raison documentée.
Ordonner le changement avec prudence
Vérifier les dépendances de boîte aux lettres, d’archive ou d’application avant de retirer une licence, car certains changements ne sont pas facilement réversibles.
Prévenir la prochaine dérive
Rattacher le correctif à une réconciliation récurrente entre les registres RH, l’état de l’annuaire et l’attribution des licences - pas à un comptage ponctuel.
Prochaine étape
Définissez la revue avant de partager des preuves.
Commencez avec le déclencheur, la décision et les limites connues. N’envoyez aucun mot de passe, code de récupération ni export du locataire.